2. Plan par étapes Install Data

En six étapes vers la qualité

InstallData gère le service de données neutre (datapool) pour l’échange contrôlé et automatisé des données électroniques d’articles entre fournisseur et client, basé sur les standards ETIM.
L’objectif est de gérer et distribuer des données produits et articles de haute qualité pour différents segments de marché tels que le secteur de l’installation, la construction et le maritime.

Data Label

Le Data Label est un outil pratique permettant de mesurer et d’optimiser vos informations produits et commerciales au sein d’InstallData. Il facilite la recherche et l’intégration efficace de ces données par les clients dans leurs processus. Pour établir une base fiable, des exigences doivent d’abord être définies. Ensuite, il est possible d’évaluer si les données sont 100 % complètes, fiables et donc utilisables. Ce n’est que lorsque vous êtes absolument certain de ce que représente, par exemple, le numéro de produit 212345, que tous les processus peuvent se dérouler sans perte de temps ni risques.

C’est pour cette raison qu’InstallData, en collaboration avec les grossistes, a développé le Data Label. Son objectif est de donner aux fournisseurs de données une vision claire de la complétude de leurs informations, et de leur fournir un repère pour aligner leur effort de saisie de données sur les besoins réels de leurs clients. En effet, vos données constituent la base essentielle des processus (clés) de l’ensemble du secteur.

Une page spécifique a été développée pour les fournisseurs de données : elle permet, pour chaque élément d’information, d’obtenir une vision immédiate du degré de conformité par rapport aux besoins de la cible.

Garantir la qualité des données
Pour assurer la qualité des données, plusieurs contrôles peuvent être effectués sur les informations produits et commerciales :

validation basée sur l’utilisation de messages valides,
validation sur des champs de contenu, par exemple le GTIN,
validation sur base de l’historique (automatisée ou manuelle).

Vision commune
InstallData vise à répondre aux différentes exigences de qualité, ce qui n’est possible que si producteurs et fournisseurs livrent leurs données dans le cadre d’une vision commune. Tous les acteurs n’en sont toutefois pas au même stade dans le processus de distribution électronique de leurs données produits ou articles. Grâce au plan par étapes pour la livraison des données commerciales et produits, InstallData permet à chaque partie d’avancer selon son niveau de maturité.

Responsabilité
Le fournisseur de données est la source et reste en tout temps responsable des données distribuées via la datapool InstallData. Les informations produits jouent un rôle central dans les processus métier et requièrent donc une attention particulière.
Le client de données, quant à lui, est responsable de la mise à jour et de l’actualisation des informations dans son système, ainsi que de leur utilisation correcte.

Processus de soumission
La publication des données produits et/ou commerciales peut s’effectuer via différentes routes. En résumé, le processus de soumission se déroule comme suit :

Transmission des données produits et/ou articles.
Contrôle des informations via un rapport de traitement.
Validation ou rejet du traitement pour publication en ligne.

2.1. Étape 1 : Définir la norme de communication

La première étape consiste à utiliser le format de fichier approprié. Dans le secteur de l’installation, des accords ont été établis entre producteurs, fournisseurs, grossistes, installateurs et éditeurs de logiciels, sous la direction de Ketenstandaard Bouw en Installatie, afin de définir la manière dont les données produits et commerciales doivent être échangées. L’utilisation de ce format constitue le point de départ de toutes les étapes suivantes du plan.

Cliquez ici pour consulter l’aperçu des formats d’échange actuellement en vigueur.

Le choix de la norme de communication à utiliser dépend largement du logiciel ERP/PIM en place au sein de votre organisation. Renseignez-vous auprès de votre département informatique ou de votre fournisseur de logiciel pour connaître les options d’exportation disponibles dans votre système.

GS1 Global Location Number (GLN)

Pour communiquer, vous avez besoin d’un GS1 Global Location Number (GLN). Le GLN permet à votre organisation de s’identifier en tant qu’entité légale et fonctionnelle. Il s’agit d’un code unique, délivré et géré par l’organisation internationale GS1.

Si votre organisation dispose déjà d’un code d’adresse GS1, vous pouvez le rechercher auprès de GS1 sur la base d’un GTIN ou du nom de l’entreprise.
Si votre organisation ne possède pas encore de code d’adresse GS1, vous pouvez en faire la demande directement auprès de GS1.

Demander un code d’adresse GS1
Chercher un code d’adresse GS1

2.2. Étape 2 : Fournir les informations commerciales

Dans la deuxième étape, il s’agit des données commerciales des articles.
Un article est la description d’un objet pouvant être commandé via un numéro d’article (numéro de commande) ou un code-barres. Par données commerciales, on entend les informations pertinentes pour le processus de commande et de livraison.

Les données techniques sont enregistrées au niveau du produit (étape 3), auquel l’article est lié. Le fabricant est responsable de la présence et de l’exactitude des données produits ainsi que de l’article associé qui informe ses clients.

La référence au produit peut se faire de deux manières :

sur la base d’un GTIN/EAN unique,
sur la base d’un GLN + code produit.

Le principe d’InstallData est qu’il existe une correspondance à 100 % entre les enregistrements produits et articles.

De basisinformatie van een artikel bestaat uit:

1. Identification de l’article	(numéro de commande / code-barres (GTIN / EAN) et description)
2. Informations de commande	(par ex. quantité minimale, groupe de remise)
3. Informations de prix	(par ex. prix brut, facteur de conversion, unité de prix, prix avec date d’entrée en vigueur future)
4. Informations logistiques	(par ex. dimensions brutes de l’emballage et poids)
5. Référence article/produit	(GTIN et/ou GLN + code produit)
6. Informations commerciales	(deeplink)

Informations de prix avec date d’entrée en vigueur future

Afin d’anticiper les évolutions du marché, les grossistes souhaitent disposer des nouvelles informations de prix deux mois avant leur date d’entrée en vigueur. InstallData offre la possibilité d’enregistrer, pour chaque produit, un ou plusieurs prix à l’avance et de les mettre à disposition des destinataires de données.

Global Trade Item Number (GTIN)

Le GTIN (anciennement EAN) est utilisé pour l’identification unique et mondiale des unités commerciales. Quatre structures de numérotation GTIN sont disponibles pour identifier les unités commerciales : GTIN-14, GTIN-13, GTIN-12 et GTIN-8.

Le GTIN est enregistré dans un champ de 14 chiffres, aligné à droite et éventuellement complété par des zéros en tête. Le choix de la structure de numérotation dépend des produits et de l’application de l’utilisateur. Le GTIN est un numéro unique, délivré et géré par l’organisation internationale GS1.

Si votre organisation ne dispose pas encore de numéros GTIN, nous vous recommandons vivement d’en obtenir. En effet, le GTIN constitue l’identifiant unique de vos produits.

GS1 – Code-barres GS1
GS1 – Attribution d’un nouveau GTIN

Données de commande et triangle des unités

Lors de l’échange de données articles, il est essentiel de préciser clairement :

comment l’article peut être commandé (quantité minimale, pas de commande, unité de commande),
quel est le prix de l’article (prix et/ou prix converti),
quelle quantité l’article représente (nombre d’unités d’usage).

Étant donné que le « nombre par prix » peut être exprimé de différentes manières — par exemple, prix au mètre et vente à la pièce, ou encore prix pour 1000 pièces et vente par 250 pièces — il est indispensable d’utiliser une spécification univoque des unités.

Hiérarchie des formes d’emballage

Si un produit est disponible sous différentes formes d’emballage, par exemple au mètre linéaire, en rouleau de 100 mètres ou en touret de 500 mètres, il est recommandé de communiquer ces formes d’emballage comme des articles distincts via 2BA.

La plus petite unité utilisée pour la fixation du prix :

Si l’article peut être commandé sous cette forme → commandable = oui
Si l’article ne peut pas être commandé sous cette forme → commandable = non

Triangle des unités selon GTIN (scan)

Chaque forme d’emballage doit disposer de son propre GTIN. Si aucun GTIN n’est (encore) disponible, un code article distinct est suffisant, avec l’ajout de :

le nombre d’unités d’usage contenues dans l’emballage, ou
le code de l’emballage.

Code	Description	Code d’emballage	Commandable
12345	Câble d’installation 1 mètre	(non-emballé)	non
12345_100	Câble d’installation 100 mètres	rouleau	oui
12345_500	Câble d’installation 500 mètres	touret	oui

Informations de prix avec date d’entrée en vigueur future

Pour pouvoir anticiper correctement les évolutions du marché, les grossistes et installateurs souhaitent disposer des nouvelles informations de prix trois mois avant leur date d’entrée en vigueur. La datapool offre la possibilité d’enregistrer, pour chaque article, un ou plusieurs enregistrements de prix (accompagnés d’une date d’entrée en vigueur) et de les mettre à disposition des destinataires de données.

2BA permet ainsi de préparer un ou plusieurs prix par article et de les rendre accessibles aux utilisateurs. Ces prix sont appelés prix futurs.

Lorsqu’un prix est assorti d’une date d’entrée en vigueur future, il est reconnu dans la datapool 2BA comme un prix futur. Plusieurs prix peuvent être liés à un même article. Toutes les informations de prix sont disponibles pour les destinataires dès le jour de leur chargement (selon le format de fichier choisi). Les utilisateurs reçoivent automatiquement un e-mail de notification lorsque de nouveaux prix assortis d’une date déterminée deviennent disponibles. Condition préalable : le fournisseur de données doit avoir été inclus dans le profil de sélection de l’utilisateur.

La disponibilité effective dépend toutefois des fonctionnalités de votre logiciel. Nous vous conseillons donc de contacter votre fournisseur de logiciel pour en discuter.

Pour plus d’informations, veuillez consulter la documentation relative aux formats de fichier.

Code marchandise

Les listes de codes marchandises sont définies par Eurostat dans la Nomenclature Combinée (NC). Cette nomenclature contient le système de classification des marchandises prescrit par l’Union européenne pour les statistiques du commerce international de biens. La NC est une classification à 8 chiffres (également appelée Intrastat). Les modifications annuelles résultent des ajustements nécessaires aussi bien pour la douane que pour les statistiques.

Le code GS (aussi appelé code HS) constitue la base utilisée par les États membres de l’UE pour la codification des marchandises. Le code marchandise final correspond au code GS/HS à 6 chiffres, complété par 2 chiffres supplémentaires aux 7e et 8e positions.

Consultez la liste de codes pour obtenir les codes marchandises actuels ou rendez-vous sur : https://tarief.douane.nl/ite-tariff-public/#/home

Chaque année, la liste des codes est mise à jour selon la version du CBS.
Les codes marchandises fournis sont validés lors du traitement des données.

Goederencode

De goederencodelijsten zijn door Eurostat benoemd in de Gecombineerde Nomenclatuur (GN). Deze Gecombineerde Nomenclatuur bevat de goederenindeling die door de Europese Unie voor de statistieken van de Internationale Handel in Goederen wordt voorgeschreven. De GN is een 8-cijferige indeling (ook wel Intrastat genoemd). De jaarlijkse veranderingen vloeien voort uit aanpassingen die zowel voor de douane als voor de statistiek nodig zijn.

De GS-code (ook wel HS-code genoemd) wordt door de EU-lidstaten als basis genomen voor de goederencode. De uiteindelijke goederencode is de 6-cijferige GS/HS code uitgebreid met 2 cijfers op de 7e en 8e positie.

Raadpleeg de codelijst voor de actuele goederencodes of ga naar https://tarief.douane.nl/ite-tariff-public/#/home

Jaarlijks wordt de codelijst geactualiseerd naar de versie van het CBS
De opgegeven goederencodes worden tijdens de verwerking van de data gevalideerd

2.3. Étape 3 : Fournir les informations produits

Dans la troisième étape, on ajoute les informations de base du produit aux données commerciales mentionnées précédemment. Il s’agit des informations produits sous leur forme la plus élémentaire. En principe, le fabricant/producteur est responsable de l’exactitude de ces données, qui servent à identifier le produit.

Ces informations de base comprennent :

Identification du produit (par ex. GTIN, code produit et description)
Marque, série et type (avec possibilité de subdivision/filtrage)
Informations commerciales (pièces jointes, deeplinks, références et relations produits)

Hors production

Lorsqu’un produit n’est plus fabriqué, il reste néanmoins important que ses données soient disponibles et conservées dans la datapool. En effet, les fournisseurs peuvent encore avoir l’article en stock et le proposer, par exemple, via leur boutique en ligne. De plus, même pour des produits déjà utilisés, il peut être nécessaire de consulter les données associées (par exemple pour un successeur ou pour accéder à des documents tels que certificats et manuels).

Les produits hors production doivent être clairement identifiés pour le destinataire des données à l’aide du code statut 130.

Série et type

La série et le type auxquels appartient un produit constituent principalement une classification à vocation marketing. Ces données sont souvent utilisées dans les brochures et/ou fiches produits, comme option de filtrage dans les boutiques et sites en ligne, et fréquemment exploitées dans le cadre du référencement SEO. Ces champs sont particulièrement importants si vos produits sont commercialisés par des tiers.

Si votre organisation ne définit pas de série et/ou de type, vous pouvez utiliser la valeur RNV_NA (ReasonNoValue; Not Available).

Cette valeur n’est pas transmise aux destinataires de données lorsqu’ils reçoivent vos informations via la datapool.
Le radar de qualité des données affiche série et type, y compris la valeur RNV_NA.
Le tableau de statistiques comporte un compteur supplémentaire pour la série et le type, indiquant le nombre de produits sans valeur RNV_NA.

Attention : n’utilisez pas cette valeur si votre logiciel ne permet pas de renseigner série et type pour un produit.

Consultez l’aperçu des besoins en données pour savoir quelles informations sont attendues par vos clients.

2.4. Étape 4 : Attribuer les classes produits ETIM

Pour pouvoir utiliser les données produits à toutes les étapes du processus métier, il est nécessaire de classer les spécifications techniques.

La quatrième étape constitue la première phase de la classification ETIM. Durant cette étape, le produit est attribué à une classe de produit (au moyen du code EC) à laquelle il appartient.

Les produits associés à une classe de produit peuvent être reliés de manière générale aux éléments d’installation et aux normes de temps de calcul. De plus, la classe de produit sert de point d’accès aux structures de recherche dans les catalogues (électroniques).

Classe de produit

Une classe de produit est la description standardisée d’un groupe de produits qui présentent des similitudes physiques et/ou fonctionnelles et qui peuvent donc être décrits avec un même ensemble de caractéristiques et de valeurs limites. ETIM est neutre vis-à-vis des fabricants : cela signifie qu’aucun terme ou description spécifique à une marque n’est intégré ou autorisé dans la classification.

La classe de produit est identifiée au moyen du code EC international (anciennement code UBIM).

Différentes méthodes permettent de déterminer la bonne classe de produit, notamment :

l’ETIM Classification Management Tool (international),
un logiciel PIM

Classification des composants dans ETIM

Pour divers composants et accessoires, la classification ETIM propose des classes produits telles que « Accessoires/composants pour … ». Cependant, il peut arriver qu’aucune classe spécifique ne soit encore disponible, ou qu’une classe existante ne corresponde pas suffisamment à vos composants/accessoires.

Dans ce cas, il n’est pas recommandé d’attribuer l’élément à une classe de produit « à peu près adéquate ». En effet, il y a un risque que toutes les caractéristiques techniques nécessaires ne puissent pas être renseignées, ce qui rendrait vos composants difficiles, voire impossibles à trouver. Cela aurait également un impact négatif sur votre score Data Label.

Une solution consiste à rendre vos composants facilement spécifiables et repérables via la référence produit « Partie de … ».

Si votre logiciel PIM prend cette option en charge, les données seront exportées et disponibles dans la datapool et le moteur de recherche Unifeed.
Un composant sera alors reconnu comme tel grâce à une référence correctement créée, et cette reconnaissance sera prise en compte dans le calcul de votre score Data Label.

Selon le format d’échange, des spécifications différentes s’appliquent (voir l’aperçu des formats de fichiers).

Il est également conseillé de prendre contact avec votre bureau ETIM local afin de discuter des possibilités d’améliorer et d’élargir la classification ETIM dans le domaine des composants et accessoires.

ETIM : un modèle en constante évolution

Le modèle ETIM est en développement permanent. Les mises à jour d’ETIM International sont publiées sous forme de versions officielles (tous les deux ans). Toutefois, certaines entreprises du marché doivent parfois travailler rapidement avec de nouvelles classes et/ou caractéristiques annoncées. Pour cette raison, ETIM met ses nouvelles versions à disposition au quotidien : on parle alors d’ETIM Dynamique.

Une version dynamique ou intermédiaire d’ETIM contient toutes les classes déjà publiées ou ayant le statut « prêtes à être publiées ». Afin de signaler les différences avec la version officielle actuelle d’ETIM, les nouvelles classes de produits et/ou caractéristiques modifiées sont identifiées au moyen de codes de changement.

Il convient de noter qu’une version dynamique inclut toujours la version officielle complète, y compris les classes, fonctions et valeurs marquées comme devant être supprimées dans la prochaine version officielle.

2.5. Étape 5 : Compléter les caractéristiques tech. ETIM

Remplissage des valeurs de caractéristiques techniques

Le remplissage des valeurs de caractéristiques techniques constitue une étape particulièrement intensive dans la classification ETIM. Une fois ces caractéristiques renseignées conformément à la classification, les données peuvent être utilisées par les grossistes comme base pour les systèmes de recherche, boutiques en ligne, catalogues et autres supports commerciaux. Vos données peuvent également être exploitées de manière optimale dans tous les processus internes : conception, calcul, achats et administration.

On distingue plusieurs types de caractéristiques :

Alphanumériques : choix parmi des valeurs prédéfinies (par ex. couleur, version, matériau).
Numériques et plages de valeurs (range) : saisie d’une valeur numérique (ou plage) avec une unité, par ex. longueur = … mm.
Logiques : choix limité à oui/non.

Les valeurs de caractéristiques déjà publiées ne peuvent pas être supprimées. Si une valeur incorrecte a été publiée, elle peut être remplacée par une nouvelle modification ou par une publication complète.

Raison d’absence de valeur (ReasonNoValue)
Comme l’objectif dans le secteur est de parvenir à une classification ETIM entièrement renseignée (classes de produits et caractéristiques), il est possible de spécifier une raison lorsqu’une valeur demandée est manquante (MV), non applicable (NA) ou inconnue (UN). C’est ce que l’on appelle la ReasonNoValue.

Logiciels PIM
Il est possible que vos produits ne soient pas encore classés selon la classification ETIM. Si votre logiciel ne propose pas de fonctionnalité de classification ETIM, il est conseillé de vous orienter vers nos partenaires logiciels qui offrent cette possibilité.

2.6. Étape 6 : Compléter les caractéristiques ETIM MC

ETIM-MC ou ETIM Modeling Classes (anciennement ETIM-RT)

L’ETIM-MC, tout comme la classification de base ETIM, est une norme ouverte gérée par Ketenstandaard Bouw en Techniek.

À partir du schéma dimensionnel associé (disponible via l’ETIM Classification Management Tool), les paramètres spécifiques peuvent être définis. On distingue :

Caractéristiques alphanumériques : choix parmi une liste fixe de valeurs possibles (par ex. diamètre intérieur = 1/8″, 1/4″, 3/8″, 1/2″, etc.).
Caractéristiques numériques : saisie d’une valeur chiffrée avec une unité, par ex. longueur = … mm (à l’exception des valeurs radiales).
Caractéristiques logiques : choix limité à oui ou non.
Possibilité supplémentaire : indiquer la désignation spécifique des ports.

Compte tenu de la complexité des données, il est fortement recommandé d’utiliser un logiciel PIM pour leur gestion.

Ci-dessous un exemple de produit muni de paramètres de calcul et de dessin (ETIM-MC). Cliquez ici pour consulter le modèle de produit dans l’ETIM Classification Management Tool (CMT).

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BE-1930 Zaventem