2. Install Data Stappenplan

In zes stappen naar kwaliteit

InstallData beheert de neutrale datadienst (datapool) voor het gecontroleerd en geautomatiseerd uitwisselen van elektronische artikelengegevens tussen leverancier en afnemer op basis van ETIM standaards. De doelstelling hierbij is: “het beheren en distribueren van product- en artikeldata van hoge kwaliteit voor diverse marktsegmenten zoals de installatiebranche, bouw en maritieme sector.

Data Label

Het Data Label is een handig hulpmiddel bij het meten en optimaliseren van uw product- en handelsinformatie binnen InstallData. Waardoor afnemers deze informatie op efficiënte wijze kunnen vinden en in hun processen kunnen verwerken. Om tot een betrouwbare basis te komen dienen er eerst eisen opgesteld te zijn. Vervolgens kan worden beoordeeld of data 100% volledig betrouwbaar en daarmee bruikbaar is. Alleen wanneer je 100% zeker bent waarvoor productnummer 212345 staat, kunnen alle processen doorlopen worden zonder (tijd)verlies en risico. Vanwege die reden heeft InstallData in samenwerking met groothandels het Data Label ontwikkeld. Het Data Label is bedoeld om u als dataleverancier inzicht te geven in de volledigheid van uw data. Een handvat om uw data-inspanning af te stemmen op de behoefte van úw afnemers. Uw data is namelijk dé basis voor de (key)bedrijfsprocessen binnen de gehele branche.

Wij hebben voor dataleveranciers een speciale pagina ontwikkeld waarbij u per data-onderdeel direct inzicht heeft in hoeverre uw data voldoet aan de behoefte van de doelgroep.

Om datakwaliteit te waarborgen zijn er diverse controles mogelijk op product- en handelsgegevens:

validatie op basis van gebruik van valide berichten
validatie op inhoudelijke velden zoals bijvoorbeeld GTIN
validatie op basis van historie (zowel automatisch als handmatig)

Gemeenschappelijk

InstallData wil graag aan de verschillende kwaliteitseisen voldoen, dit kan alleen wanneer producenten en leveranciers hun data binnen een gemeenschappelijke visie aanleveren. Daar komt bij dat alle partijen niet even ver zijn in het proces van elektronische distributie van hun product- of artikelgegevens. Met het stappenplan als leidraad voor de levering van product- en handelsgegevens komt InstallData aan alle partijen tegemoet.

Verantwoordelijk

De dataleverancier is de bron en daarmee te allen tijde verantwoordelijk voor haar data welke gedistribueerd wordt via de InstallData datapool. De informatie van producten neemt een belangrijke plaats in binnen de bedrijfsprocessen en vereist daarom de nodige aandacht.
De data-afnemer is daarentegen verantwoordelijk voor het onderhoud en actualiteit binnen zijn systeem en het juist inzetten van de ontvangen data.

Aanleverroute

Om product- en/of handelsdata te publiceren zijn diverse routes mogelijk. In het kort ziet het aanleverproces er als volgt uit:

Aanleveren product- en/of artikelgegevens
Controle gegevens via verwerkingsrapportage
Vrijgeven/afkeuren verwerking voor online publicatie

2.1 Stap 1 : Communicatiestandaard bepalen

De eerste stap is het gebruik van het juiste bestandsformaat. Binnen de installatiebranche zijn door producenten, leveranciers, groothandels, installateurs en softwarebedrijven, onder leiding van Ketenstandaard Bouw en Installatie, afspraken vastgelegd op welke wijze zij product- en handelsgegevens onderling willen communiceren. Het gebruik van dit formaat is het vertrekpunt voor alle volgende stappen van het stappenplan.

Klik hier voor het overzicht van de actueel geldende uitwisselformaten.

De keuze van de te gebruiken communicatiestandaard hangt sterk af van welk (ERP/PIM) softwarepakket binnen uw organisatie in gebruik is. Informeer bij uw ICT Afdeling of softwareleverancier welke exportmogelijkheden er met uw pakket mogelijk zijn.

GS1 Global Location Number (GLN)

Om te communiceren heeft u een GS1 Global Location Number (GLN) nodig. Met een GLN identificeert uw organisatie zich als legale en functionele entiteit. De GLN is een uniek code en wordt uitgegeven en beheert door de internationale organisatie GS1. Indien uw organisatie al een GS1 adrescode heeft dan kunt u deze eventueel opzoeken bij GS1 op basis van een GTIN of bedrijfsnaam. Indien uw organisatie nog geen GS1 adrescode heeft, dan kunt u deze aanvragen bij GS1.

GS1 adrescode aanvragen
GS1 adrescode zoeken

2.2. Stap 2 : Handelsinformatie aanleveren

In de tweede stap draait het om de handelsgegevens van artikelen. Een artikel is een beschrijving van een object welke besteld kan worden middels het artikelnummer (bestelnummer) of barcode. Met handelsgegevens wordt de informatie bedoeld die relevant is voor het bestel- en leveringsproces.

De technische gegevens zijn opgeslagen bij het product (Stap 3) waaraan het artikel is gekoppeld. De fabrikant is verantwoordelijk voor de aanwezigheid cq. juistheid van de productgegevens en het gekoppelde artikel welke zijn afnemers informeert.

De verwijzing naar het product kan op twee manieren tot stand gebracht worden;
op basis van (unieke) GTIN/EAN
op basis van GLN + Productcode

Het uitgangspunt van InstallData is dat er een 100% koppeling tussen product- en handelsrecords plaats vindt.

De basisinformatie van een artikel bestaat uit:

1. Artikelidentificatie	(bestelnummer / barcode (GTIN / EAN) en omschrijving)
2. Bestelinformatie	(o.a. minimum afname, kortingsgroep)
3. Prijsinformatie	(o.a. brutoprijs, omrekenfactor, prijseenheid, prijsinformatie met ingangsdatum in de toekomst)
4. Logistieke informatie	(o.a bruto verpakkingsafmetingen en gewicht)
5. Artikel/productverwijzing	(GTIN en/of GLN + productcode)
6. Commerciële informatie	(deeplink)

Prijsinformatie met ingangsdatum in de toekomst

Om goed in te kunnen spelen op de veranderingen in de markt willen groothandelaren twee maanden voor ingangsdatum beschikken over nieuwe prijsinformatie. InstallData biedt de mogelijkheid om per product één of meerdere prijsrecords ‘klaar te zetten’ en beschikbaar te stellen voor data-afnemers.

Global Trade Item Number (GTIN)

Het GTIN (voorheen EAN) wordt gebruikt voor de wereldwijd eenduidige identificatie van handelseenheden. Er zijn vier GTIN nummeringstructuren beschikbaar voor de identificatie van handelseenheden: GTIN-14, GTIN-13, GTIN-12 en GTIN-8. Het GTIN wordt opgeslagen, rechts uitgelijnd eventueel aangevuld met voorloopnullen in een veld van 14 cijfers. De keuze van de nummeringstructuur hangt af van de goederen en de toepassing van de gebruiker. Het GTIN is een uniek nummer en wordt uitgegeven en beheerd door de internationale organisatie GS1.

Indien uw organisatie nog niet over GTIN nummers beschikt raden wij u sterk aan hiermee te starten. Het GTIN is immers dé unieke identificatie van úw product.

GS1 – GS1 Barcodes
GS1 – Toekennen nieuwe GTIN

Bestelgegevens en de eenheden driehoek

Bij het uitwisselen van artikelgegevens is het van uitermate groot belang dat het duidelijk is hoe men het artikel kan bestellen (minimum afname, stapgrootte en eenheid afname), wat de prijs is van het artikel (prijs en/of omrekenprijs) en de hoeveelheid wat het artikel representeert (het aantal gebruikseenheden). Doordat het ‘aantal per prijs’ op verschillende wijze gehanteerd kan worden, zoals onder meer geprijsd per meter en verkocht per stuk maar ook geprijsd per 1000 stuks en verkocht per 250 stuks, is het belangrijk dat er een eenduidige specificatie van de eenheden wordt gehanteerd.

Verpakkingsvorm hiërarchie

Indien het product in verschillende verpakkingsvormen beschikbaar is, bijvoorbeeld per strekkende meter, per rol van 100 meter of een haspel van 500 meter, dan is het advies om deze verpakkingsvormen als op zich zelf staande artikelen te communiceren via 2BA.

De kleinste eenheid ten behoeve van de prijsbepaling;

Wanneer het artikel wel bestelbaar is in deze vorm, bestelbaar=ja
Wanneer het artikel niet bestelbaar is in deze vorm, bestelbaar=nee
Eenhedendriehoek volgens GTIN (bliep)

Iedere verpakkingsvormen dient voorzien te zijn van een eigen GTIN. Indien er (nog) geen GTIN beschikbaar is dan voldoet een afwijkende artikelcode met een toevoeging van:

het aantal gebruikseenheden van de verpakking of;
de verpakkingscode

Artikelcode	Omschrijving	Verpakkingscode	Bestelbaar
12345	Installatiekabel 1 meter	(onverpakt)	nee
12345_100	Installatiekabel 100 meter	rol	ja
12345_500	Installatiekabel 500 meter	haspel	ja

Prijsinformatie met ingangsdatum in de toekomst

Om goed en tijdig in te kunnen spelen op de veranderingen in de markt willen groothandelaren en installateurs drie maanden voor ingangsdatum beschikken over nieuwe prijsinformatie. De datapool biedt de mogelijkheid om per artikel één of meerdere prijsrecords ‘klaar te zetten’ (voorzien van een ingangsdatum prijs) en deze beschikbaar te stellen voor de data-afnemers.

2BA biedt de mogelijkheid om per artikel één of meerdere prijsrecords ‘klaar te zetten’ en beschikbaar te stellen voor data-afnemers. We noemen dit toekomstprijzen.

Wanneer een prijs is voorzien van een ingangsdatum in de toekomst dan wordt deze binnen de 2BA datapool herkent als toekomstprijs. Er kunnen meerdere prijzen aan een artikel worden gekoppeld. Alle prijsinformatie is na de dag van doorladen (afhankelijk van het gekozen bestandsformaat) direct beschikbaar voor data-afnemers. Gebruikers ontvangen automatisch een e-mailbericht wanneer er prijzen met een bepaalde datum beschikbaar komen. Voorwaarde is dat men de dataleverancier heeft opgenomen in zijn/haar selectieprofiel. Natuurlijk bent u afhankelijk van de mogelijkheden van uw softwarepakket.

Neem contact op met uw softwareleverancier om de mogelijkheden te bespreken.

Voor meer informatie verwijzen wij naar de documentatie van de bestandsformaten.

Goederencode

De goederencodelijsten zijn door Eurostat benoemd in de Gecombineerde Nomenclatuur (GN). Deze Gecombineerde Nomenclatuur bevat de goederenindeling die door de Europese Unie voor de statistieken van de Internationale Handel in Goederen wordt voorgeschreven. De GN is een 8-cijferige indeling (ook wel Intrastat genoemd). De jaarlijkse veranderingen vloeien voort uit aanpassingen die zowel voor de douane als voor de statistiek nodig zijn.

De GS-code (ook wel HS-code genoemd) wordt door de EU-lidstaten als basis genomen voor de goederencode. De uiteindelijke goederencode is de 6-cijferige GS/HS code uitgebreid met 2 cijfers op de 7e en 8e positie.

Raadpleeg de codelijst voor de actuele goederencodes of ga naar https://tarief.douane.nl/ite-tariff-public/#/home

Jaarlijks wordt de codelijst geactualiseerd naar de versie van het CBS
De opgegeven goederencodes worden tijdens de verwerking van de data gevalideerd

Goederencode

Raadpleeg de codelijst voor de actuele goederencodes of ga naar https://tarief.douane.nl/ite-tariff-public/#/home

Jaarlijks wordt de codelijst geactualiseerd naar de versie van het CBS
De opgegeven goederencodes worden tijdens de verwerking van de data gevalideerd

TARIC code
De TARIC codering is een door de douane verder gespecificeerde onderverdeling op positie 9 en 10.

2.3 Stap 3 : Productinformatie aanleveren

In de derde stap wordt basis productinformatie toegevoegd aan de hiervoor benoemde handelsinformatie. Dit betreft de productinformatie in de meest elementaire vorm. In de basis is de fabrikant/producent verantwoordelijk voor de juiste productgegevens. Deze gegevens vormen de identificatie van het product.

Deze basisinformatie bestaat uit:
1. Productidentificatie (o.a. GTIN, productcode en omschrijving)
2. Merk, Serie en type (mogelijkheid tot onderverdeling/filtering)
3. Commerciële informatie (bijlagen, deeplinks en productreferenties en -relaties)

Uit productie

Wanneer een product niet meer wordt geproduceerd is het toch van belang dat de productdata beschikbaar is en blijft binnen de datapool. Bedenk dat leveranciers het artikel mogelijk nog op voorraad hebben en dus nog aanbieden via bijvoorbeeld de webwinkel. Ook voor eenmaal verwerkte producten kan men een beroep doen op de productdata (denk bijvoorbeeld aan de opvolger en bijlagen zoals certificaten en handleidingen). Producten die uit productie zijn dienen voor de data-afnemer herkenbaar te zijn met statuscode 130.

Serie en type

De serie en het type waartoe het product behoort is met name een marketing gedreven indeling. Deze data wordt veelal gebruikt binnen brochures en/of productsheets, als filtermogelijkheid binnen webshops en -sites en vaak ingezet bij Search Engine Optimization (SEO). Deze velden zijn met name belangrijk als uw product via derden wordt verkocht.

Wanneer uw organisatie geen serie en/of type voert dan kunt u dit aangeven met de waarde RNV_NA. Deze waarde staat voor ReasonNoValue; Not Available

Data-ontvangers ontvangen deze waarde niet wanneer zij uw data ontvangen via de datapool
De radar datakwaliteit toont serie en type inclusief waarde RNV_NA
Het statistiekenoverzicht bevat een extra counter voor serie en type met het aantal producten zonder waarde RNV_NA

NB. gebruik deze waarde niet indien uw softwarepakket geen mogelijkheid heeft om serie en type op te geven bij een product!

Raadpleeg het overzicht databehoefte om inzichtelijk te krijgen welke data er door uw afnemers verwacht wordt.

2.4 Stap 4 : Toekennen ETIM productklassen

Om productdata tijdens alle stappen van het bedrijfsproces in te kunnen zetten, is classificatie van de technische productspecificaties noodzakelijk. Stap vier is de eerste stap van de ETIM Classificatie. Tijdens deze stap wordt het product ingedeeld in de productklasse (middels EC-code) waartoe het behoort. Producten die van een productklasse zijn voorzien kunnen op hoofdlijn worden verbonden met installatiedelen en calculatie tijdnormen. Tevens vormt de productklasse een toegang voor zoekstructuren in (elektronische) catalogi.

Productklasse

Een productklasse is de standaard beschrijving van een groep producten die fysiek en/of functioneel overeenkomen en derhalve met een zelfde verzameling aan kenmerken en grenswaarden kunnen worden beschreven. ETIM is fabrikantneutraal, dat wil zeggen dat in de classificatie geen merk specifieke termen en/of omschrijvingen zijn opgenomen en toegestaan.

De productklasse geeft men aan door middel van de internationale EC-code (voorheen UBIM code). Er zijn verschillende methoden om de juiste productklasse te achterhalen waaronder:

ETIM Classification Management Tool (Internationaal)
PIM Software

Classificeren van onderdelen in ETIM

Voor diverse onderdelen en toebehoren zijn er binnen de ETIM classificatie productklassen als ‘Toebehoren/onderdelen voor …’ beschikbaar. Het kan echter voorkomen dat er (nog) geen specifieke klasse beschikbaar is of een bestaande productklasse niet passend genoeg is voor uw onderdelen/toebehoren. In die situatie is het niet de bedoeling dat het onderdeel in een enigszins toereikende productklasse ingedeeld wordt. De kans is groot dat niet alle (noodzakelijke) technische kenmerken gevuld kunnen worden en daarmee uw onderdelen slecht of niet vindbaar zijn en wat nadelig is voor uw score op het Data Label.

U kunt onderdelen eenvoudig specificeren/vindbaar maken via de productreferentie ‘Onderdeel van …’. Wanneer uw PIM software deze mogelijkheid ondersteunt dan zal de data geëxporteerd worden en binnen de datapool en zoekmachine Unifeed beschikbaar zijn. Ook zal het onderdeel bij een correct gemaakte productreferentie als onderdeel herkend worden en gelden voor de score van uw Data Label.

Per uitwisselformaat gelden er afwijkende specificaties:

Zie overzicht van bestandsformaten

Het advies is om ook contact op te nemen met uw lokale ETIM kantoor en in gesprek te gaan om de ETIM classificatie op het gebied van onderdelen en toebehoren verder te verbeteren/uit te breiden.

ETIM; altijd in beweging

Het ETIM model is continu aan ontwikkeling onderhevig. Updates vanuit ETIM International worden dan ook in de vorm van officiële (tweejaarlijkse) releases beschikbaar gesteld. Maar gezien bepaalde marktpartijen vaak snel aan de slag moeten met nieuw geannonceerde ETIM klassen en/of kenmerken stelt ETIM haar nieuwe versies dagelijks beschikbaar. Dus vooruitlopend op de eerstvolgende nieuwe officiële versie, dit noemen we ETIM Dynamisch.

Een dynamische of tussenliggende ETIM-release bevat alle klassen die al zijn gepubliceerd of de status ‘klaar voor publicatie’. Om de verschillen met de huidige officiële ETIM-release aan te geven, worden nieuw of gewijzigde productklassen en/of kenmerken gekenmerkt met een wijzigingscodes. Houd er rekening mee dat een dynamische release nog steeds de volledige officiële release bevat, inclusief de klassen, functies en waarden die ‘getagd’ zijn om te worden verwijderd in de volgende officiële release.

2.5 Stap 5 : Vullen technische ETIM kenmerken

Het vullen van de technische kenmerkwaarden is een arbeidsintensieve stap in de ETIM Classificatie. Wanneer de technische kenmerken conform de classificatie zijn gevuld, kan de data door groothandels worden ingezet als basis voor zoeksystemen, webshops, catalogus en andere commerciële uitingen. Daarnaast kan uw data optimaal benut worden binnen alle bedrijfsprocessen ontwerp, calculatie, inkoop en administratie van de verwerkers.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen alfanumerieke-, numerieke-, range- en logische kenmerken. Bij alfanumerieke kenmerken is er keuze uit vastgestelde mogelijke waarden zoals onder meer kleur, uitvoering, materiaal. Numerieke- en range kenmerken vragen naar een getalswaarde (of range) met een bepaalde eenheid, zoals lengte = .. mm. Een logisch kenmerk heeft alleen de keuze ja/nee.

Eenmaal gepubliceerde kenmerkwaarden kunnen niet verwijderd worden. Indien er een onjuiste kenmerkwaarde gepubliceerd is kan deze overschreven worden met een nieuwe mutatie of complete publicatie.

Reden geen kenmerkwaarde (Reason no Value)
Aangezien er binnen de branche gestreefd wordt naar volledig gevulde ETIM Classificatie (voor zowel productklassen als kenmerken) kan er een reden worden opgegeven indien een gevraagde waarde ontbreekt (MV), niet van toepassing (NA) of onbekend (UN) is. Dit wordt reden geen kenmerkwaarde (ReasonNoValue) genoemd.

PIM Software
Het kan zijn dat uw producten nog niet zijn geclassificeerd volgens de ETIM classificatie. Indien uw software geen functionaliteit biedt op het gebied van ETIM classificatie dan adviseren wij u zich hierop te oriënteren bij onze softwarepartners.

2.6 Stap 6 : Vullen ETIM MC kenmerken

ETIM-MC oftewel ETIM Modeling Classes (voorheen ETIM-RT) is, net als de basis ETIM Classificatie, een open standaard beheert door Ketenstandaard Bouw en Techniek.

Op basis van de bijbehorende maatschets (beschikbaar via de Classification Management Tool) kunnen de specifieke parameters worden bepaald. Er wordt onderscheid gemaakt tussen alfanumerieke-, numerieke- en logische kenmerken. Bij alfanumerieke kenmerken is er de keuze uit een vaste rij mogelijke waarden (bijvoorbeeld binnendiameter = 1/8″, 1/4″, 3/8″, 1/2″ enz.). Numerieke kenmerken vragen naar een getalswaarde met een bepaalde eenheid, zoals lengte = ..mm (m.u.v. radiale waarden). Een logisch kenmerk geeft alleen de keuze tot ja of nee. Daarnaast is er de mogelijkheid om de specifieke poortaanduiding aan te geven.

Gezien de complexiteit van de data adviseren wij met klem om voor het beheren van deze data PIM-software in te zetten.

Onderstaand een voorbeeld van een product voorzien van reken- en tekenparameters (ETIM-MC), klik hier voor het productmodel binnen de ETIM Classification Management Tool (CMT).

Contact

Kleine Kloosterstraat, 23
BE-1932 Zaventem